5 ขั้นตอนวางแผนย้ายสำนักงาน (ออฟฟิศ) ให้รวดเร็ว ธุรกิจไม่สะดุด!
การ ย้ายสำนักงาน หรือเปลี่ยนพื้นที่ออฟฟิศใหม่ ถือเป็นโปรเจกต์ใหญ่ที่ท้าทายสำหรับทุกองค์กร เพราะหากวางแผนไม่ดี อาจทำให้การทำงานหยุดชะงัก (Downtime) เอกสารสำคัญสูญหาย หรืออุปกรณ์ไอทีเสียหายได้ วันนี้เรามี 5 ขั้นตอนสำคัญในการเตรียมตัวย้ายออฟฟิศให้ราบรื่น ปลอดภัย และพร้อมลุยธุรกิจต่อได้ทันทีมาฝากกันครับ
1. กำหนดวันขนย้ายและแจ้งล่วงหน้า (Set the Date) ควรเลือกช่วงเวลาที่กระทบต่อการทำงานน้อยที่สุด เช่น วันหยุดเสาร์-อาทิตย์ หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ และควรแจ้งให้พนักงาน ลูกค้า รวมถึงพาร์ทเนอร์ทางธุรกิจทราบล่วงหน้าอย่างน้อย 1-2 เดือน เพื่อให้ทุกฝ่ายเตรียมตัวและอัปเดตที่อยู่ใหม่
2. คัดแยกเอกสารสำคัญและอุปกรณ์ไอที (Sort & Organize) อุปกรณ์สำนักงานมีทั้งความละเอียดอ่อนและน้ำหนักมาก เช่น คอมพิวเตอร์ เซิร์ฟเวอร์ (Server) เครื่องถ่ายเอกสาร ไปจนถึงเอกสารทางบัญชี ควรมีการจัดหมวดหมู่ ทำป้ายกำกับ (Labeling) หรือแผนผังโต๊ะทำงานให้ชัดเจนว่าของชิ้นไหนต้องไปอยู่ตรงไหนในออฟฟิศใหม่
3. ประสานงานนิติบุคคลของอาคาร (Building Coordination) ข้อนี้สำคัญมากสำหรับการย้ายสำนักงาน! ต้องติดต่อฝ่ายอาคาร (ทั้งตึกเก่าและตึกใหม่) เพื่อทำเรื่องขออนุญาตเข้า-ออกพื้นที่ จองลิฟต์ขนของ และจองที่จอดรถหกล้อ ตรวจสอบความสูงของลานจอดรถ และวางเงินประกันความเสียหายตามระเบียบของแต่ละอาคาร
4. ให้พนักงานมีส่วนร่วมรับผิดชอบของส่วนตัว (Personal Belongings) เบิกกล่องกับบริษัทขนย้ายหรือใช้กล่องของคุณเอง จากนั้นแจกกล่องกระดาษให้พนักงานแต่ละคน เพื่อเก็บของใช้ส่วนตัวบนโต๊ะทำงานของตนเอง พร้อมเขียนชื่อ-แผนกให้ชัดเจน จะช่วยลดความวุ่นวายและป้องกันของส่วนตัวสูญหายได้ดีที่สุด
5. เลือกใช้ “บริษัทรับย้ายสำนักงาน” ที่เป็นมืออาชีพ (Professional Movers) การใช้แรงงานพนักงานคุณเองในการขนย้าย อาจเสี่ยงต่อความเสียหายและอาการบาดเจ็บ ควรเลือกใช้บริการ บริษัทขนย้ายสำนักงาน ที่มีประสบการณ์ มีอุปกรณ์ทุ่นแรง (เช่น รถเข็น เครื่องมือถอดประกอบพาร์ทิชัน) และที่สำคัญคือต้องมี “ประกันภัย” คุ้มครองทรัพย์สินของบริษัทตลอดการขนย้ายด้วย
สรุป ย้ายสำนักงานอย่างมั่นใจ เลือกใช้บริการขนย้ายของ Big Move (โทรเลย.0617847711 หรือ ไลน์ @bigmove) การย้ายออฟฟิศจะไม่ใช่เรื่องปวดหัวอีกต่อไป หากคุณมีพาร์ทเนอร์ที่ไว้ใจได้
Big Move ผู้เชี่ยวชาญด้านบริการขนย้ายสำนักงานแบบครบวงจร เรามีทีมงานมืออาชีพที่ผ่านการอบรม พร้อมรถขนย้ายหลายขนาด บริการถอดประกอบเฟอร์นิเจอร์ และระบบจัดการที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณย้ายเข้าที่ใหม่และเปิดทำการต่อได้ทันที!
