การย้ายสำนักงานเป็นขั้นตอนที่น่าตื่นเต้นและเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา มันแสดงให้เห็นว่าธุรกิจของคุณไม่ว่าขนาดเล็กใหญ่หรืออุตสาหกรรมใด ก็ต้องพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงและการเติบโตในโลกยุคใหม่ อย่างไรก็ตาม ก่อนที่การเปลี่ยนแปลงและการเติบโตทั้งหมดจะเกิดขึ้น คุณต้องวางแผนก่อนว่าจะขนย้ายออฟฟิศสำนักงานอย่างไร จากนั้นจึงค่อยลงมือทำจริง

.

สิ่งที่คุณต้องจำไว้คือมีความแตกต่างบางประการ ระหว่างการย้ายเข้าสำนักงานเป็นครั้งแรก กับการย้ายสำนักงานจากพื้นที่เก่า เช่น คุณมีอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานและเฟอร์นิเจอร์อยู่แล้ว คุณจะต้องทำการปรับเปลี่ยนให้พอดีกับทุกสิ่งในพื้นที่ใหม่ เว้นแต่ว่าคุณจะทิ้งหรือบริจาคมันไปทั้งหมด

.

เพื่อให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้นและราบรื่นยิ่งขึ้น ลองดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้เมื่อย้ายไปยังสำนักงานแห่งใหม่

 

 

 

 

วางแผนไว้แต่เนิ่นๆ อย่างรอบคอบ

.

นี่เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในการย้ายสำนักงาน เมื่อคุณได้สถานที่สำหรับการขนย้ายแล้ว ขั้นตอนต่อไปในทันทีควรเป็นการวางแผนการย้าย จัดสรรล่วงหน้าประมาณสามเดือนสำหรับระยะนี้ ซึ่งเกี่ยวข้องกับหลายแง่มุม ขั้นแรกคุณต้องวางแผนเค้าโครงของพื้นที่ทั้งหมด คุณจะอยู่ในสำนักงานประเภทคลังสินค้าที่กว้างขวางหรือออฟฟิศคุณมีหลายชั้น? คุณต้องคำนึงถึงรายละเอียดที่สำคัญด้วย เช่น จำนวนและตำแหน่งของปลั๊กไฟ หน้าต่าง และพื้นที่เก็บของ หลายครั้งที่คุณต้องจ้างผู้รับเหมา เช่น ช่างไม้และช่างไฟฟ้า เพื่อที่คุณจะได้ใช้พื้นที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างแท้จริง

.

การวางแผนยังเกี่ยวข้องกับการกำหนดเวลาที่เหมาะสมด้วย คุณต้องเตรียมทุกอย่างให้พร้อมเมื่อใด? ที่สำคัญคือวันย้ายจริงคือเมื่อไหร่? หากคุณจัดกำหนดการในวันทำการ หมายความว่าคุณจะไม่สามารถรองรับความต้องการของลูกค้า การนัดหมาย และอื่นๆ ได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณประสานงานเรื่องนี้กับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง คุณต้องตกลงหากคุณวางแผนที่จะย้ายเป็นช่วงหรือทำทุกอย่างภายในวันเดียว สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีงบประมาณโดยละเอียด

.

ค้นหาบริษัทขนย้ายและบริษัททำความสะอาด

.

ส่วนสำคัญอีกประการหนึ่งของขั้นตอนการวางแผนคือการค้นหาไม่เพียงแค่บริษัทขนย้ายเท่านั้น แต่ยังรวมถึงทีมงานทำความสะอาดเชิงพาณิชย์ด้วย สำหรับบริษัทรับขนย้าย โปรดตรวจสอบขอบเขตการให้บริการ มีผู้ให้บริการประเภทบริการเต็มรูปแบบซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะทำทุกอย่างเพื่อคุณ ซึ่งรวมถึงกล่องใส่เอกสารหรือห่ออุปกรณ์และเฟอร์นิเจอร์ของคุณอย่างปลอดภัย จากนั้นจึงแกะแพ็คออกเมื่อจัดส่ง อย่างไรก็ตาม บริการขนย้ายเต็มรูปแบบจะมีค่าใช้จ่ายสูงกว่า สิ่งสำคัญคือ การตรวจสอบประสบการณ์และคุณภาพงานขนย้ายที่ผ่านมา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการจัดการกับอุปกรณ์ที่มีความละเอียดอ่อน เช่น เซิร์ฟเวอร์ , คอมพิวเตอร์

.

ในขณะเดียวกัน สำหรับบริษัททำความสะอาด คุณต้องจ้างบริษัทที่น่าเชื่อถือ คุณคงไม่ต้องการที่จะย้ายเข้าไปอยู่ในสำนักงานใหม่ของคุณโดยที่ฝุ่นและสิ่งสกปรกยังคงอยู่ใช่ไหม? ทีมงานทำความสะอาดช่วยให้มั่นใจว่าสถานที่นั้นได้รับการจัดระเบียบและสะอาดสะอ้าน นอกจากนี้พวกเขายังสามารถดูแลขยะและการรีไซเคิลของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกมันจะถูกกำจัดอย่างเหมาะสม ในช่วงเวลาที่เกิดโรคระบาดและเหตุฉุกเฉินด้านสุขภาพอื่นๆ ให้ตรวจสอบว่าบริษัททำความสะอาดมีบริการทำความสะอาดแบบละเอียด เพื่อรับรองความปลอดภัยของบุคลากรของคุณหรือไม่

.

จัดระเบียบและติดป้ายกำกับทุกอย่าง
แม้ว่าคุณจะจ้างบริษัทขนย้ายแบบครบวงจร คุณก็ยังต้องดูแลเรื่องการบรรจุเอกสารลงกล่องให้เรียบร้อย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการจัดทำและติดฉลากอย่างเหมาะสม จัดเรียงหรือจัดกลุ่มสิ่งของและอุปกรณ์ของคุณ จะทำให้กระบวนการขนย้ายเข้านั้นง่ายขึ้นมากด้วยวิธีนี้ เมื่อคุณย้ายเข้า คุณจะหาทุกสิ่งเจอและจัดวางได้อย่างง่ายดาย สำหรับพนักงานของคุณ ให้เวลาพวกเขาจัดโต๊ะให้เพียงพอ มอบกล่องและเทปปิดกล่องให้พวกเขา จากนั้นขอให้พวกเขาติดฉลากสิ่งของอย่างถูกต้องเช่นกัน อย่าลืมให้ตารางเวลาที่ชัดเจนเพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่รีบไปจัดข้าวของให้เป็นระเบียบ ส่วนใหญ่จะใช้เวลาแพ็คของไม่เกินสองสามชั่วโมง แต่ก็ยังดีที่สุดที่จะจัดสรรเวลาให้เพียงพอเพื่อป้องกันการเร่งรีบในนาทีสุดท้าย

.

มอบหมายทีมขนย้ายหรือผู้ประสานงาน
เพื่อให้การขนย้ายจากสำนักงานเก่าไปยังสำนักงานใหม่ราบรื่นยิ่งขึ้น โปรดพิจารณาแต่งตั้งทีมหรือผู้ประสานงานที่จะควบคุมการขนย้าย เพื่อจะรับผิดชอบในการบริหารจัดการให้แน่ใจว่าทุกคนและทุกสิ่งพร้อมสำหรับการขนย้ายออฟฟิศ นอกจากนี้ทีมงานขนย้ายหรือผู้ประสานงานจะเป็นผู้ชี้แนะ ในกรณีที่ใครมีคำถามเกี่ยวกับกำหนดการและรายละเอียดอื่นๆ สำหรับสำนักงานขนาดใหญ่ เป็นความคิดที่ดีที่จะมอบหมายให้คนนึงหรือสองคนเป็นผู้ช่วยประสานงานตามแผนก

.

แจ้งผู้มีส่วนร่วมการขนย้ายทั้งหมด
อย่างน้อยที่สุดการย้ายสำนักงานหมายถึงการเปลี่ยนที่อยู่ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่า ได้แจ้งให้ทุกคนทราบ ซึ่งจำเป็นต้องทราบ รวมถึงสหภาพแรงงาน ลูกค้าและหุ้นส่วน ตลอดจนบริษัทสาธารณูปโภค ทำสิ่งนี้ล่วงหน้า และทำอีกครั้งเมื่อคุณย้ายและเข้ามาอยู่ในออฟฟิศใหม่แล้ว เป็นความคิดที่ดีที่จะสั่งซื้อนามบัตรและสิ่งของอื่นๆ ล่วงหน้า เช่น เครื่องเขียนในสำนักงาน เพื่อเป็นที่อยู่ใหม่ของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเริ่มวิ่งงานได้เมื่อคุณขนย้ายเสร็จแล้ว

.

การย้ายสำนักงานเป็นงานที่น่าเบื่อมาก อย่างไรก็ตาม การทุ่มเทความพยายามหมายความว่าทุกคนในสำนักงานของคุณจะมีการเปลี่ยนแปลงจากที่เก่าไปยังที่ใหม่ได้อย่างราบรื่น โปรดจำเคล็ดลับเหล่านี้ไว้ แล้วคุณจะมีเวลาง่ายๆ ในการจัดระเบียบสิ่งต่างๆ ครับ

 

 

 

The office relocation services in 2024

.

Moving offices is an exciting and transformative step. It shows that your business, no matter the size or industry, is ready for change and growth. Before all that change and growth happens, however, you first need to plan how you’re going to move and then actually make the move.

.

What you must remember is that there are certain differences between moving into an office for the first time and moving offices from an old space. For example, you already have existing equipment and furniture. Unless you’re throwing away or donating the whole lot, you’re going to have to make adjustments to fit everything in the new space.

.

To make things a little easier and more seamless, check out these best practices when moving to a new office.

.

Plan Early and Carefully

.
This is the most important part of moving offices. Once you’ve found a place for the relocation, the next immediate step should be planning the move. Allocate about three months for this stage, which involves multiple facets. First, you have to plan the layout of the entire space. Are you going to be in an expansive warehouse-type office or will you be occupying multiple floors? You also have to account for important details like the number and location of electrical outlets, windows, and storage areas. There are times when you have to hire contractors like carpenters and electricians so you can truly maximise the space.

.

Planning also involves proper scheduling. When do you need to have everything ready? More importantly, when is the actual moving date? If you’re scheduling it on a business day, this means you won’t be able to accommodate client requirements, appointments, and the like. Make sure you coordinate this with the parties concerned. You also have to settle if you’re planning to move in phases or do it all in one day. Finally, make sure that you have a detailed budget.

.

Find a Moving AND a Cleaning Company
Another important part of the planning stage is finding not just a moving company but also a commercial cleaning crew. For the moving company, check their range of services. There are those classified as full service, meaning they will do everything for you. This includes safely boxing or wrapping your equipment and furniture, and then unwrap and unpack them upon delivery. However, do note that full service movers will cost more. A key thing is to check their experience and quality of work, especially with regards to handling sensitive equipment such as computer servers.

.

Meanwhile, for the cleaning company, make sure you hire a reputable group. You don’t want to move into your new office with dust and dirt still fluttering around, do you? Cleaning crews ensure that the place is organised and spotless; they can also take care of your rubbish and recycling, ensuring that they get disposed of properly. In times of pandemics and other health emergencies, check if the cleaning company also offers deep cleaning services to ensure the safety of your personnel.

.

Organise and Label Everything
Even if you’re hiring a full service moving company, you still have to be on top of the packing. Make sure that everything is properly inventoried and labeled; this makes the moving-in process so much easier. Sort or group your supplies and equipment, then pack them in accordingly. This way, once you move in, you can easily find everything and set them up. For your staff, give them enough time to sort their desks. Give them each a box and some packaging tapes, then ask them to properly label their stuff as well. Make sure to give them a clear schedule, so they’re not rushing to get their things in order. Most won’t need more than a couple of hours to pack, but it’s still best to allocate ample time to prevent any last-minute rush.

.

Assign a Moving Team or Coordinator
For a smoother transition from your old office to the new, consider appointing a moving team or coordinator. They will be responsible for ensuring that everyone and everything is ready for the big move. In addition, the moving team or coordinator will be the point-person just in case anyone has questions regarding the schedule and other details. For bigger offices, it’s a good idea to assign a person or two to be the coordinators per department.

.

Inform ALL Stakeholders
Moving offices also means changing addresses, at the very least. Make sure to inform everyone that needs to be informed, including labour unions, clients and partners, as well as utility companies. Do this in advance, and then again once you’ve moved and settled in to the office. It’s also a good idea to pre-order business cards and other items such as office stationery to bear your new address. This way, you can hit the ground running once you’ve moved.

.

Moving offices takes a lot of tedious work. However, putting in the effort means everyone in your office will have a smooth transition from the old to the new place. Keep these tips in mind and you’ll have an easy time keeping things in order.

.

Credit: Crewcare